計画通りにタスクを消化できない時に、リカバリーする方法

『今年こそ目標にしている資格を取り、何としてもスキルアップしたい！』。自己投資として高額な費用を支払い、試験日から逆算して計画を立てた。しかし、現実には、仕事やプライベートの予定、ダラダラと過ごしてしまい、中々予定通り進まない。そんな経験はないだろうか。

計画通り進まずに、嫌になり、止めてしまう。そんな時に立て直して、早々に気持ちが切り替わり、また気持ち新たに、すぐに再スタートできたら良いとは思わないか。それにはマインドと手法があるのだ。

今回は、計画通りにタスクを消化できない時に、リカバリーする方法そのための方法をお伝えする。

 

 

計画はそもそも「狂う」もの

計画とはあくまで計画であり、狂うことが前提だと考える。全てが計画通りに実行できるなど稀なことで、自分自身の人生も、仕事のプロジェクトも、国家プロジェクトも予定通り進んではいない。だから、計画通り進まない時でも、自分を責める必要はない。

業務改善の手法で有名な「PDCAサイクル」においても、A(Action=改善)があってこそ、次にまたP(plan=計画)を練ることができる。改善があるということはその前提に失敗、うまくいかないことがあるということ。それらがあって改善があるということを念頭におくことで、気持ちを切り替え、先に進めることができる。

 

 

即座に再計画する

予定は狂うことを前提とした上で、実際に、予定通り進まない状況に陥ったときはどうするか。まずは判明した時点で、即座に代替の日を設定することだ。

例えば、月曜日の終業後2時間を想定したができなかった。即座にその2時間を他の日のスケジュールに入れ込む。『忙しいのだから、空き時間などない』と思うかもしれない。しかし、時間は分解することで、当て込める場所を増やすことができる。

例えば2時間かかるAという作業は、実はA-1とA-2と40分、80分の作業に分解できたりする。その分解をするためには単に時間を再設定するだけでなく、作業そのものを分解する必要がある。

仮に「レポートを作成する」というタスクがあったとして、そのまま「レポートを作成する」というタスクでは、漠然とした設定のまま分解しているとはいえない。例えば「構成を考える40分」「レポートを作成する80分」といったように分解することができる。

こうして分解することで、『2時間のまとまった時間は取れないけど、40分なら明日の夕方取れる』といったように、対策の幅が広がる効果がある。実際のタスクはもっと細かく小さな時間に分解することができる。行動のハードルを下げて、時間を小さく切り分けることはタスク管理の基本だ。もし、大きな時間が取れなくて、何となく時間がないという心理に追い詰められているのなら、まずは分解していくことで打開策が見えてくるだろう。

 

計画通りにタスクを消化できない時に、リカバリーする方法

今回は、計画通りにタスクを消化できない時にわリカバリーする方法をお伝えした。計画はそもそも狂うことが前提であり、重要なのはそれをリカバリーすることである。その方法はタスクを分解して、即座に再計画を組むこと。

それを意識するだけで、今よりも、計画通りにタスクを消化できない時に、リカバリーすることができるようになる。

 

 

 

 

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