旅行の計画を綿密に組める人が仕事の時間管理が苦手である理由

2020.06.17 (水)

旅行に行くとなると、事前準備として、朝から夜までの予定をきちんと組み立て、行きたい場所、お店を明確にリストアップする人がいる。その姿は正に旅行ガイドと見間違えるほどの綿密さ。しかし、そのような人の仕事のスケジュール管理はというと、かなりおおざっぱである実例がある。旅行はできるのに、仕事ではできない。その理由はなぜか。それは「旅行の時間にはあらかじめ総枠が決まっているから」だ。

 

 

時間の総枠数を決めてしまう

スケジュールを入れる際に一番初めにやらなくてはいけないことがある。それは「時間の総枠を決めてしまうこと」だ。一般に、旅行は年に何回も行けるものではない。その為、旅中の時間を無駄にしたくないという気持ちが強い。

普段は早起きでなく朝に弱い人が、旅行になると途端に早起きになる。これは旅行に非日常性がある為、はりきることと、”時間が限定されている”というからだ。時間の総枠が決まっていると必然的にその中でやらなくてはならないことを、優先順位立てして絞り込む。これを無意識に行っている。

仕事のスケジューリングはなぜできないのか。それは、”できないのではなく、やらないだけ”だ。先の旅行の例の場合、知らずのうちに「3泊4日の枠の中で満足度の高い旅行に仕上げる」というタスクを楽しくこなしている。旅行と仕事という違いだけであり、時間を上手に使わなくてはならない点では相違ない。それでは仕事に応用する為にはどうすればいいか。

まず、帰宅する時間を一番先に入れること。そしてそれを自分と約束することだ。それには日次毎に使えるカレンダーが望ましい。手帳でもGoogleカレンダーでも自分の使いやすい方でよい。(「手帳やGoogleカレンダーの使い方を学べセミナー」コチラ)。

そこに、例えば17時半以降の予定を先に書いてしまう。予定が無ければ「業務終了」のタスクを入力する。書いたり入力することにより、自分との約束が生まれる。そうなると必然的に業務を行う時間は出社時から17時半までに限定される。その枠の中で何ができるのかを無意識に考えることになる。それを”可視化”すること、気づくことが重要であり、その為に、先のツールを使うのだ。

 

 

仕事を分解する

先の旅行の例では、タスクは期間が短く、できることもある程度限定的だ。しかし、仕事ではより多くのタスクと期限管理が混在している。その為、整理をしないまま手当たり次第に進めてしまうことがある。

日常のタスクは大きく4つに分解される。日常の仕事には「①やらなくてはいけないこと」「②やるべきこと」「③できればやりたいこと」「④やらなくていいこと」が混在している。私のクライアントの方で、時間に悩む人の多くは、この4つの優劣を見分けることができず、迷い、悩み、立ち止まる。その時間を多く積み重ねてしまっている。それが時間を上手に使えない一因だ。

タスクが発生したら、まず、上記記載の「4つの分解」を行う。すると大半が「①やらなくてはいけないこと」「②やるべきこと」が残る。この時点で「④やらなくていいこと」を明確に排除でき、「③できればやりたいこと」の優先順位に気づくことができるだけでも収穫だ。当たり前のように聞こえるが、知らずのうちに「③できればやりたいこと」「④やらなくていいこと」をやっている。

 

 

次に①と②の冒頭に「自分が」の言葉を加えて考える。すると「”自分でなくても”できる」、または「自分でない”ほうが”早く進む”可能性”がある」など、必ずしも自分でなくても人に任せられる可能性が出てくるタスクが出てくる。それを徹底的にあぶりだす。

最後に自分でなくてもできること、自分でないほうが効果的かもしれないことを、人に任せる、依頼する。そしてその依頼した期日と内容を管理する。それを習慣化する。それにより自分に時間が生まれる。そうすると自分のタスクは減り、時間の枠がたくさん生まれる。そうした積み重ねが、一番初めに決めた「17時半に業務終了する」に繋がる。

 

 

時間管理が上手な人は「任せる達人」

『人に任せるのは不安だ』、『自分でやった方が早い』、『分かっていても気づいたら自分でやってしまっている』。それは誰しもそう思うことだ。人に任せるには勇気や決断力が必要となる。そのような人に向けて、ご紹介したい言葉がある(*1) 。

 

「組織を整え、人に任せ、管理することを学ぶ」。責任を他人に移譲することを知らず、全てを自分でやろうとして、自らを早死にに追い込んでいる人が少なくない。」

「何もかも自分でやろうとする結果、細々としたことまで自分で処理せねばならず、頭が混乱して何から手を付けていいか分からなくなってしまう。そのあげく、焦燥感や悩み、不安やストレスに見舞われる。」

「人に責任を委譲するのは難しい。(中略)しかし、どんなに難しくとも、責任ある地位にある人は、悩みやストレス、疲労から解放されたければ、権限を委譲しなければならない。」

 

 

仕事でスケジュール管理を上手に組む方法

今回は、仕事でスケジュール管理を上手に組むための方法をお伝えした。「①時間の総枠を決め」、「②自分ではなくてはならないことを徹底的に絞り込む」。「③自分がやらなくてはならないことだでスケジュールを組む」。旅行ではスケジュールを組むことができて仕事では上手くいかない人は、参考にすると良いだろう。それを意識するだけで、旅行と同じようにスケジュールを上手に組むことができるようになる。

*1 参考書籍:デール・カーネギー著:「悩まずに進め」第26章 賢い仕事術その4

 

 

 

 

 

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