タスク管理が苦手な人。「2分以内」を意識するだけで劇的にタスクが減る理由

2018.11.13 (火)

「タスク管理」というキーワードを聞くだけで本能的に拒否反応を示す人がいる。「めんどくさい」、「中々徹底できない」、「頭の中で把握しているから大丈夫」など、理由は様々だ。

タスク管理は、仕事をする上で頭を整理するには適したスキルではあるが、タスク管理ができない=仕事ができない人の烙印を押されるということにはならない。そのため、必要としていなければ無理にやる必要はないと考える。タスク管理が苦手な人のために、今すぐ効果が出るタスク管理不要の仕事術を紹介する。

 

 

時間に追われる人は後回しの達人

書店にはタスク管理を紹介する書籍が多数あり、手帳、cloud、ふせん、Excelなど各々の結果が出ている手法が記載されている。それだけニーズがあるということだろう。

「タスク管理」というのは、優先順位付けをしたやることリスト。つまり、やることを「いつ」「誰が」「いつまでに」「誰に」「何を」発信、受信することを、脳内の記憶に頼るのではなく、紙やWEB媒体にアウトプットしておくことで失念を防止する手段だ。

裏を返すと、タスク管理するとは、「今やらないことのリスト」の裏返しとも取れる。つまり、「あとでやることリスト」と捉えることもできる。タスク管理に固執しすぎると、タスクだらけになってしまう。しかし、アウトプットしておかないと忘れてしまう。

このような悩みを解決する手段がある。「GDT」というワークフローの管理手法をご存じだろうか。アメリカの生産性向上コンサルタント、デビット・アレンの提唱する仕事術の一つだ。そのGDTの処理フローの中で「2分以内でできる?」かどうかを判断する段階がある。つまり、2分以内にできる事はすぐやろうということである。

容易にタスク化してしまうとタスクだらけになってしまい、リストを目前にし、士気も下がってしまう。適切なタスク管理とは、全てをタスク化するのではなく、他人に任せられないかどうか、本当にやらなくてはならないかなどを見極めた上で管理していけば良いのだ。

 

 

時間に追われない人は「すぐやる』の達人

書店の自己啓発本コーナーに行くと、「すぐやる〇〇」趣旨の書籍を目にすることが多いだろう。少し前のことだが、2018年8月22日時点のAmazonの自己啓発本ランキングを見るとトップ10のうち「すぐやる」「仕事の早い人」というキーワードが入っている書籍が2冊ランクインしていたことがある。それだけ関心が高いということだろう。

「すぐやる」と、タスクは増えない。しかし業務を進めることができる。しかも最速で処理することができ、「早く、前に」進めることになるのだ。仕事が早い人は間違いなく仕事ができる。仕事が遅くて仕事ができる人はいない。それはあらゆる職場でも共通しており、誰しもがそう感じることだ。

 

 

すぐやると時間が生まれる

生物に与えられた時間は絶対的に有限である。その為、人は自分だけでなく他人の時間を互いに尊重することが必要と考える。「来週月曜日期限の仕事を、金曜日夕方にメールで頼んでくる」というビジネスパーソンが、実はかなりの割合で実在する。その関係性が上司・部下、または元請け・下請け関係などの関係性にある場合、たちまち休日出勤や時間外労働に追い込まれる。

一つの仕事を「すぐやる」ことであなたのタスクは「前に進んだ状態で一つ減る」。つまり相手にボールを持たせた状態になる。自分はボールを保持していないから、その時間を他の仕事に充てることができる。つまり時間が生まれる。

「タスク管理に苦手意識がある」「タスク管理をやっているけどうまくいかない」。そのような人は、「すぐやる」を意識し、行動してみるとよい。タスクが減り、自分が楽になるだけではなく、周囲の目が変わることを実感できるようになる。

 

「すぐやる力」が身につく時間の使い方

今回は、「2分以内」を意識するだけで劇的にタスクが減る理由をお伝えした。タスク管理はあくまで思考を整理するための手段であり、世の中に多く存在する様々なタスク管理ツールはあくまでやり方の一例である。

そもそも論、すぐに終わる仕事をすぐに処理していれば、タスクは蓄積しない。当たり前のように聞こえるが、すぐできることをすぐにできない人が多い方こそ、「すぐやる本」が売れているのが実情である。もし、タスク管理が上手にできない、苦手ということであれば、「すぐにできることはすぐにやろう」と頭を切り替えてみよう。

それを意識するだけで、タスク管理を行わずとも、仕事力が上がるようになる。『時間管理が苦手・・・』、『タスク管理はどうしても身につかない・・・』とお悩みであれば、こちらの気軽に参加でき「悩みを好転させる時間の使い方が学べる少人数型セミナー」に顔を出してみることをおススメする。

このセミナーに出席して頂くことで、自分の負の流れが好転するきっかけを掴むことができ、タスク管理に固執しないで、時間を自由にコントロールできるようになる。結果として、仕事力が上がり、周囲から信頼されるビジネスパーソンになる。

 

 

周囲から信頼されるビジネスパーソンになるために一歩踏み出してみる

 

 

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