信頼される営業マンになる。期日前倒しで仕事を仕上げる3つのコツ

2019.04.17 (水)

『もう少し時間があればもっといい仕事ができる』『時間がないから注力できない。だから結果が出ないのだ。仕方がない』。「時間がない」は本当に都合の良い言葉で、弁明に困ったら時間のせいにするビジネスパーソンは多い。

営業マンを例にする。顧客に対するプレゼン資料を作る際、顧客の思考、要望、構成などを想定して作り込むこともあるだろう。しかし、時間は有限である。どこかで区切りをつけなければならない。そこで、時間管理ができる人と、できない人とで明らかに異なる思考が表れる。

今回は、信頼される営業マンになるための「期日前倒しで仕事を仕上げる3つの方法」をお伝えする。

 

 

時間は「足し算」ではなく「引き算」で考える

期日管理ができていない人の共通点は「足し算方式」であることだ。時間の概念がない仕事は存在しない。どんな仕事も期限や納期、期日管理の要素が含まれている。一方で時間は有限である。つまり時間の総量は確定している為、足し算では際限なく積み重なり、時間内に処理しきれない可能性がある。

対して引き算の場合には時間の総量の把握からスタートする。その仕事に対して割くことのできる時間がどれくらいあり、それに対して仕事量はどの程度なのか。それを見積もりすることで、定めた時間通り進めることができれば、仕事は時間内に完了する。

冒頭の営業マンを例とすると、顧客に対するプレゼンテーションの資料を作成するタスクがあるとする。1ページ目から作成してはいけない。まず行うべきは「時間と作業の総量の把握」だ。期限から逆算して、他のタスク等も含めた作業可能時間をおおまかでもいいので把握する。

 

次に全体像をスケッチし、スライドを何枚で作成するのかを考える。最後に、その作業に対して先ほど算出した見積時間から逆算すると1枚のスライドあたり何分割くことができるのかが割り出される。

提出期限まで12営業日、総作成時間見積が12時間としよう。それに対してスライドが30枚は必要だとする。1枚当たり24分割くことができる計算になるが、少し余裕を設けた方が良い。きっちり12日間1時間ずつ作業できないかもしれない。緊急の仕事が入る可能性もある。例えば期限日から3営業日前までに仕上げるとする。そうすると1枚当たり18分の作成時間となる。

 

 

すぐ取り掛かることができるレベルアで作業を細切れにする

次に、1日毎に行う作業を考える。主に「資料の作成」となると思うが、漠然としており、目途が立たない。そうなると”現在地”が分からなくなり、本当に期限までに仕上がるのかが不明瞭になる。

その改善策として、例えば「資料の作成P.1~P.3」といったようにその日行う範囲を記載すると、現在地が分かる。「資料の作成P7~9」のはずだったが、P7までしか進捗していない場合。このままでは間に合わなくなる可能性があることが分かる。

 

 

仕事を「時間割化」して、その通り実行する

こうして出来上がった1日当たりの時間を、「時間割化」していく。具体的には1日の時間で区切られたタイプの手帳やGoogleカレンダーなどが適している。ここでは「カレンダー」と呼ぶことにする。

そのカレンダーに先程細切れに割り出した作業を入れ込んでいく。すると、とても具体的に計画が立つことが分かる。キモは「一目で見えるようにする」こと。アナログ、デジタル何れの方法でもいいが、いつも自分が目にするツールを利用すると良い。

 

 

信頼される営業マンになるための「期日前倒しで仕事を仕上げる3つのコツ

今回は、信頼される営業マンになるための、期日前倒しで仕事を仕上げる3つのコツをお伝えした。時間管理のできる人はいつも引き算の法則で仕事を組み立てて、いつも期限までに余裕を持って提出している。その積み重ねが上司や顧客の信頼を生む原動力になる。期日管理に悩む方は、足し算ではなく引き算を意識すると良い。

 

 

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