内向的な営業マンでも大丈夫。「メモの取り方」で信頼関係を構築する方法

2019.04.16 (火)

上司や関連部署、お客様より言われた大切なことを忘れてしまう人がいる。それにより相手方の不信を買い、信頼を失墜してしまう。そうした人に共通することが「メモを取っていない」ことである。自分の記憶力を過信し、メモを取らない。それにより、大切なタスクを忘れてしまう。

ただメモを取るだけではない。より効果的なメモの取り方、仕組みづくりにより、仕事を効果的に回すことができるようになる。メモを取ると情報の保存状態はその当時のまま記録される。それにより「思い込み」「記録違い」の発生リスクを減少させることができる。

「メモを取るなど当たり前」と思うかもしれない。しかし、実際にはメモを取らず記憶だけで話す人はたくさんいるものだ。だから、お客様と話すことに苦手意識があり、お客様と信頼関係が構築できていない営業マンも、メモへの意識を強めることで、お客様から信頼される営業マンになることができる可能性がある。

今回は、そんな営業が苦手な内向的な営業マンに向けて、「メモの取り方」で信頼関係を構築する方法をお伝えする。

 

 

手帳はリスクが高い

メモというと手帳を活用している方も多い。春先にロフトやハンズに行くと、大々的に手帳コーナーが設けられ、カジュアルなものからビジネスライクなシステム手帳までところ狭しと並ぶ。それだけ手帳にはニーズがあり、売れるのだろう。

しかし、手帳に書くことはリスクを伴うことがあるので注意してほしい。手帳のリスク1つ目は「書く制限がある」こと。手帳のページ数は有限だ。当たり前のことだが、メモする数が増えると書ききれなくなる。たくさん書こうと思うと必然的に文字が小さくなり、読みづらくなる。

手帳のリスク2つ目は「検索性に乏しい」こと。手帳に書いたまではいいが、「どこに書いたっけ?」という思いをしたことはないか。また、「確か書いたはずなんだけど」と手帳をぺらぺらとめくったことはないか。デジタルデバイスのように検索機能がない為、そのようなことに陥りやすい。

人は年間で150時間探し物をしていると言われている(大塚商会調べ)。これはメモに限らず、PCのファイル検索や紙の書類探しなども含まれる。年間150時間を労働日数に直すと19日になる(1日8時間計算)。また1日当たり36分も探し物をしていることになる(年間労働日数250日計算)。

1日8時間勤務のうち、その約15分の1は、ただ探し物をしているだけであり、そこには1ミリの生産性もなく、仕事も進んでいない。そして、その時間は限りなくゼロに近づけることができる。書いたことがどこに書いてあるかを探す作業はそのうちの一つだ。

手帳のリスク3つ目は「常に手帳を持ち歩かなくてはならない」こと。いつもメモをしている手帳を忘れてしまい、慌ててコンビニで適当なメモを購入したことはないか。コンビニで適当なメモを購入すること自体が悪いことではない。問題は、その購入したメモ帳に書いたことを、後々見返せるように、いつも持ち歩くのかということだ。

回避する手段は、いつ何時でもいつも使用しているメモ帳を持ち歩くこと。または、臨時で購入したメモに書いたことを転記することだ。しかし、どうしてもメモを忘れてしまうことはあり得るし、臨時で購入したメモに書いたことを後から見返すことなく、どこかに放ってしまう。

 

 

スマホを活用しcloud上に記憶場所を一元化する

上記リスク3点を全て解決できる方法だ。具体的にはGoogleカレンダー、Evernote、OutlookなどスマホでもPCでもタブレットでも、いつでもどこでもcloud上で更新作業ができるツールを指す。cloud上には実質的に書く容量制限はない。厳密にいうとファイルのアップロード容量の制限はあるが、メモのようなテキストやちょっとした写真を複数上げる程度ならば、何の支障もなく使用できるだろう。

もちろんワード検索ができる。例えばメモのキーワードとして「A社」「A案件」「B社に」など書きそうなネタで検索することができる。これには入力時にもルールを決めておくと、より検索性が上がる。例えばメモの冒頭にクライアント名、案件名を必ず書く。それにより確実に検索されるようになり、効率が良くなるだろう。

手帳よりもスマートフォンを持ち歩かない日の方が少ないのではないか。それだけスマートフォンは生活に密接している。手帳を忘れても、ふせんやメモ帳で代替できる。しかし、スマートフォンを忘れると、電話、メール、LINEなどのSNS、支払決済などができない。つまり、生活必需品であり、忘れるリスクは著しく低い。

 

 

「メモの取り方」で信頼関係を構築する方法

今回は、内向的な営業マンでも大丈夫。「メモの取り方」で信頼関係を構築する方法をお伝えした。入社時に研修や先輩などから「メモは仕事の基本」と教えられたことはあるだろう。これは時代不変の仕事術である。

自分の記憶を過信することが最も危険である。忘れやすい方は「メモ魔」になることで、顧客へのアウトプットのスピード、質共にレベルアップすることができる。忘れやすいを強みに変える為に、メモの取り方を意識すると良い。

 

「人と接することがそんなに得意ではない」「だから、お客様とどのように接すればいいか分からない」、結果として「お客様と信頼関係を作ることができず、上司から叱られてばかり」、「なんとかしたいけど、どうすればいいか分からない」。当塾は、そんな内向的な性格で、頑張るビジネスパーソンを応援している。

 

 

 

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