【活動レポート】予定通りの時間に仕事を終わらせるためのシンプルすぎる思考法

2019.01.31 (木)

「時間がない」「毎日帰宅が遅くなる」「どうにかして改善したいけど何から始めていいか分からない」。1年ほど前にお話を伺った30代女性の方はそのような悩みを抱えていた。この女性に限らず、老若男女、多くのビジネスパーソンが時間に追われて仕事をしている。

しかし、最近になってこの女性とお話しする機会があり、最近の仕事の状況について伺ったところ、その悩みはだいぶ改善されたという。その解決方法は至極シンプルなやり方であると同時に、本人が気づかぬうちに、時間管理手法の重要な要素を取り入れていると確信したため、解説を交えてお伝えする。

 

 

先にアフター5の予定を入れてしまう

この女性の実践している方法は「アフター5の予定を先に入れてしまう」ことだった。『仕事の都合が読めない・・・』とアフター5の予定を入れられない経験はあることだろう。その選択をした場合、定時で上がることはほとんどない。結局、予定通りに残業してしまい、帰宅が遅くなることを経験したことがあるのではないだろうか。

その日の仕事の進捗具合など、その時点の自分には分からない。極力、予定がつきそうな日程で予定を組んだとしても突発的なトラブルなどが起こりえない日はない。未来のことは予測できないのだ。だからこそ、思い切って先に予定を入れてしまうというのだ。

 

重要な動機付けは人間の行動に影響を及ぼす

このやり方は強引な印象を受ける一方で、仕事を効率的に行う方法の根っこは、この方法は有力であることに気づかされる。なぜなら、絶対に行きたいという行動意欲があることから、絶対にその時間までに仕事を終わらせる動機に繋がり、行動能率が上がる

ムダな時間を作らない。ダラダラと仕事をしない。期限までに仕事を終わらせるためにはどうすれば良いか。そのタスクは必ずしもこの仕事に必要なのか。そうした取捨選択も知らずのうちに、ものすごい効率的な思考回路で考えている。

これが予定を入れていないと中々できない。どうしてもダラダラと必ずしも今必要のない調べものをしたり、この仕事の期限までには直接関係のない仕事をすることで、結果的に残業してしまったりと、時間がある分だけ仕事をしてしまうのは、誰しも経験があるのではないだろうか

 

 

予定通りに終わらない理由は「その気にならないから」だった

この女性の実践する「先に予定を入れてしまう」のは、時間管理の手法においても非常に有効な手法だ。「タイムブロッキング」という手法がある。これは、まさにタスクを実施する時間を先に確保することで、他の仕事が入らない効果と、そのブロックした時間までに必ず仕事を終わらせるという心理状態になる効果がある手法だ。

また、働き方改革の一環で、一般企業がでもPC強制シャットダウンが行われているが、これも一種の「タイムブロッキング」の思想を取り入れている。これも例えば19時にPCが強制的にシャットダウンするというブロックがあり、PCのON、OFFもログを取られているため、不正ができない。

始業から終業してPCダウンまでの時間内で仕事を効果的に行うためにどうするかを考えざるを得ない手法で、実務の業務改善が伴わないと、結果的に自宅に仕事を持ち込んでしまう根本の問題点はあるが、実際に残業時間が減り、自宅に仕事を持ち込んでない実例も出ており、一応の結果が出ていると言える。

 

 

予定通りの時間に仕事を終わらせるためのシンプルすぎる思考法

予定通りの時間に仕事を終わらせるには「先にアフター5の予定を入れてしまうこと」の実例と検証をお伝えした。この手法は、シンプルに効果がある一方で「先に予定を入れるのが怖い」という心理ブロック自体が一番の問題であることに気づかされる。

この女性と同様に「時間がない」「毎日帰宅が遅くなる」「どうにかして改善したいけど何から始めていいか分からない」とお悩みであれば、まずは「えいっ!」と予定を入れてしまうことから始めると、意外とうまくいくかもしれない。

 

 

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