時間の使い方が上手い人が実践している「たった一つ」のこと

2018.11.15 (木)

「いつも時間に追われている」「自分の時間を確保できない」。私の主宰しているセミナー個別面談ではこうした悩みが数多く寄せられ、その度に、潜在的に多くの人が「時間の使い方がうまい人と下手な人の違いは何なんだろう?」「どうしたら時間を上手に使うことができるの?」と悩んでいるのだと痛感させられる。

それらの活動を行う中で、物事の進め方と時間管理のやり方には多くの人が陥りがちな「負けパターン」があることに気づいた。これは、「時間がない・・・」と実感していなくても、潜在的にどの人にも該当することなので、事例と対策を紹介する。

 

 

ありがちな時間管理方法に手をつけるが続かない

書店に行くとたくさんの自己啓発本が並ぶ中、時間管理に関する書籍も多数置かれている。時間管理の方法や思考に関しては、以前と比較して本質的に大きく変わった点や新しい発見はあまり見受けられない。例えば下記の3つを紹介する。一度は聞いたことがあるのではないか。
・優先順位をつける
・パレートの法則(2:8の2を優先する)
・緊急度と重要度に、分けて考えるマトリクス表の思考整理

企業の新入社員研修などにおいても、上記のようなレベル感で時間管理の思考や方法を学ぶことがある。また、中堅社員、管理職相手の時間管理セミナーにおいても、これらの考え方や思考にプラスして「タスク管理のやり方」「そのためのツール(手帳、ふせん、cloud)」などを紹介するものが多い。

 

 

その時間管理手法は続かない

しかし、このように本質的に不変のやり方が、きちんと研修やセミナーを通じて説明されても、人々の時間がない悩みは解決されるに至らない。思考や方法は「分かっている。だけど継続することができない」ことが多くのビジネスパーソンの抱く気持ちだろう。

学んだ翌日から「よし、やってみよう!」と思ってシステム手帳を購入し、実践してみる。しかし、中々効果を実感できない。そうなると「学びの通りに立てた予定に優先順位をつけて、4つのマトリクスに分けているのに・・・」と効果を実感できないモヤモヤが生じる。そして、そのたびに言い訳をする。「今週は、忙しすぎたから仕方ない。来週からだ」と。

 

 

まず、最初にやるべき「時間の棚卸し」とは?

それでは、どうすれば学びを活かして時間管理を行うことができるのか。コツはたった一つだ。それは一番初めに「総数の把握」すること。手当たり次第に目の前のやることをこなしていても、総数を把握しないことには、それが目標に対して進捗しているのかが見えない。結果として、常に追われている感に陥る。

では、どのように総数を把握するのか。それは「時間を棚卸しする」ことだ。棚卸しとは、現在の仕事に対するタスクを洗い出すことではない。その仕事(目的)が達成されるまでに踏まなくてはいけない項目を全て洗い出すことを含んでいる。

分かりやすく身近なものとして、家事に置き換えてみよう。金曜日頃になり、「休日に部屋の掃除、自分の衣類の洗濯をやらなくてはなぁ」と2つの家事をやることを決めたとする。その場合、手当たり次第に始めるのではなく、まずその2つの項目を行うために何が必要かを洗い出すのだ。

まず、それぞれのタスクを分解して、棚卸しする(洗い出す)。ここでは簡単に事例を上げるため、ごくシンプルな形としていることを了承いただくことを前提とする。掃除のタスクを下記の3つとしよう。

・掃除機をするために部屋に散乱している物を一通り片づける
・掃除機をかける
・掃除後に元に合った場所に戻す

洗濯のタスクは下記の3つとしよう。
・ランドリーボックスに溜まっている衣類の中からシャツを洗濯ネットに入れる
・各部屋からタオル類を回収し洗濯機に投入する
・柔軟剤を入れる
・洗濯機の設定をしてスタートボタンを押す

 

この「棚卸し作業」が最も重要となる。上記の掃除の例だと、散乱している物を片付けずに掃除を開始した場合には、掃除機をかける際にかなり効率が悪くなると考えられる。

そのため、『掃除機をかける前に、一通り部屋を片づけてから、掃除機をかけた方が、総時間は短縮され、効果は上がるかもしれない』と考えられる。『だから、初めに片づけを行おう』。といった具合で作業全体の見通しを立てることができる。

冒頭の”ありがちな時間管理手法”で「優先順位をつける」「パレートの法則(2:8の2を優先する)」「緊急度と重要度に、分けて考えるマトリクス表の思考整理」の3つをを紹介した。これらは次の段階で仕分けることとなる。まずは、仕事(作業)の棚卸し。これが時間管理のキモとなる。

 

 

時間の使い方が上手い人が実践している「たった一つ」の方法

今回は、時間の使い方が上手い人が実践している「たった一つ」の方法をお伝えした。例えば仕事のプロジェクトを考える上でも、まずスケジューリングや工程を組むことが多くあると思う。しかし、自身の時間管理になると手当たり次第、目の前のことが取り組んでしまいがちだ。

仕事と同様に、まず仕事の総数や総量、目的に向けた工程を考えること。つまり「やることの棚卸し作業」を行うことが、結果として自身にとっても目標達成に向けた思考の整理になる上、着実に漏れなく実施できることに繋がる。

『いつも何となく仕事に手をつけてしまい、就業間際にうっかり忘れに気づき、結果として残業をしてしまう・・・』、『時間がない理由が分からないけど、いつも時間に追われている・・・』とお悩みであれば、こちらの気軽に参加でき「悩みを好転させる時間の使い方が学べる少人数型セミナー」に顔を出してみることをおススメする。

このセミナーに出席して頂くことで、自分の時間を棚卸しする思考とやり方を身につけることができる。その棚卸し作業を実行することにより、日々の仕事、家事、育児など、全てに応用できる思考が身につき、忙しい毎日の中に時間が生まれていく。

 

 

仕事、家事、育児などに応用できる時間管理術を詳しく学ぶ

 

 

まずは個別に相談してみる

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