出社後2分で業務にとりかかることができる頭の整理術

2019.03.14 (木)

忙しい朝にバタバタと出社して、自席に座り、「ふぅ〜」と一息ついたところで、さぁ今日も仕事だという時。『あれ、今日は何からやるんだっけ?』という状況に陥ったことはないだろうか。

人は年間150時間を「物を探す時間」に費やしているという。この探す時間は何の生産性もなく、ストレスも溜まる時間だ。出社して、その日行う業務が整理されていて、すぐに取り掛かる状態になっていたとしたら理想的ではないか。

朝早く出勤しているならば、始業時間まで時間があるため、少し息抜きする時間を作ることができる。しかし、朝から子供の送り迎えがある共働き世帯や、そもそも自宅が遠くて早朝に会社に行くことができないという人も多い。

そのように人であっても、出社してすぐにフルパワーで仕事に取組み、業務時間を有効かつよするための「出社後2分で業務にとりかかることができる頭の整理術」をお伝えする。

 

 

帰宅する前に、やることを付箋で整理しておく

アメリカのコンサルタントでPR活動の創始者と言われるアイビー・リーが提唱した生産性を上げるテクニックで、「25,000ドルのアイデア」という手法がある。1900年代の初頭、この手法を用いた大手鉄鋼会社は業務効率を50%改善し、アイビー・リーは25,000ドルの報酬を得たと言われる。そのやり方をオフィスでの具体例版に置き換えてご紹介する。その手順は下記の通りだ。

 

1.帰宅前にふせんに次の日やることを細かく具体的に洗い出す
2.その「次の日やること」に優先順位をつけて、ふせんを並び替える
3.次の日出社したら、その順番通りにタスクを処理していく

 

出社して「何をやるんだっけ」という状態からスタートする人と、着座した瞬間から仕事を始める人とでは、大きな差が出る。1日24時間である以上、その時間の使い方で大きな差が出る。小さな積み重ねが大きな時間の差を生み、大きな成果の差を生む。

「優先順位付け」と簡単に表現したが、正しく優先順位をつけるためには、利害関係者を含めた時間の見積もりを行う必要がある。例えば「上司からの決裁」が必要なタスクがあったとしよう。決裁を得るためには、自分の作業だけでなく、決裁ルートに入っている上司の承認を得るために必要な時間を頭に入れておかないと、想定していた通りに進められない。

生産性の高い処理を行うためには、周囲の環境、時間をよく把握した上で、優先順位付けを行う思考が最も重要である。ふせんの通りに実行することで、朝出社して、「何やるんだっけ」とぼんやり過ごす時間を削減することができる。朝出社して、PCを起動しているうちにふせんを眺めれば、前日書いたばかりの記憶がよみがえり、スムーズに業務を開始することができる。

 

 

タスク管理ではなく「時間割」を管理する

上記のふせんの手法には手落ちがある。それは、「ふせんを紛失してしまうリスクがあること」である。紙である以上、風等の何らかの事情で吹き飛んだりしてしまうリスクがある。それを回避する手法が「時間割」を管理する手法だ。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表理事を務め、多数のビジネス書を出版している平野友朗氏著「仕事を高速化する時間割の作り方」にて、『大人も時間割を作成しよう』と提唱されている。

これは時間管理の手法としてよく用いられる、ToDo管理や手帳、付箋、ノートを用い等時間管理をやめ、googleカレンダーに全ての行動を記録し、手順書として活用する方法だ。Googleカレンダーは、通常スケジュール管理ツールとして活用されているケースが多い。しかし、この手法では、タスク管理も全てGoogleカレンダーに一元化することを推奨している。

なぜならば、一般的にToDO管理ツールは、タスクを入力し、終わったら「✔」を入れて消し込むスタイルが多いだろう。このやり方は手軽である反面、欠点がある。それは、「時間の概念がない」ことだ。また、いつ、どのくらいの時間を掛けてこの作業を行うのかがこのツールだけでは見えづらい。また、いつまでに仕上げるのかという期限管理の面で見えづらい。そのため、時間管理を行う上では、不十分であると考える。

その上で、デジタルツール(例としてgoogleカレンダー)はそれらの弱点をカバーしているため、ここに時間軸を含めたスケジュールとタスク管理を一元化すると、その通りに行動することでタスクも達成することができる

付箋のやり方を応用して、前日帰宅前に、時間割を整理しておく。翌朝、整理した手順を眺めるだけですぐに業務に取り掛かることができる点は同様だ。デジタルツールの場合はcloud上に保存されるため、紛失することはない。アカウント情報を忘れてしまうとログインできないため、その点のみ注意が必要だ。

 

 

出社後2分で業務にとりかかることができる頭の整理術

今回は、出社して2分で業務にとりかかるための頭の整理術をお伝えした。帰宅前に、翌日やることをふせんで貼り出し、優先順位分けしておく。これだけでも頭が整理され、翌日出社してすぐに仕事に取り掛かることができる。

ふせんが抱える紛失リスクを補う手段として、Googleカレンダーなどのクラウドサービスを活用した手段がある。こちらも目的自体はふせんと同様のため、どちらを選択するかは、ご自身の好みで選んで頂ければ良い。これを行うだけでも、今よりも「何やるんだっけ」と探す時間を減らすことができるようになるだろう。

 

悩みは人に話しているうちに、頭が整理される。抱えている悩みに対する答えは、すでに自分が持ち合わせていることが多かったり、第三者に少し背中を押してもらうことで、心がスッキリすることが多い。

個別相談では、今抱えている悩みを話しているうちに頭が整理され、少し迷っていることに対して背中を押してもらったり、分からないことへのアドバイスを経て、答えが明確になる構成になっている。もし、自分1人では自分の時間を作ることがうまくいかないのであれば、お試し頂くのも一案だろう。

 

 

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