1日の時間を効率的に活用する7つの技術

2018.11.06 (火)

「あぁ、今日も忙しい・・」。いつも時間に追われていて、余裕のない生活を送っていないだろうか。その割に、やらなければいけないことは先延ばし。やると決めてもついついスマホで動画を見て予定通り進まない・・。時間の使い方は万人共通の悩みである。

もし、効率的に時間を活用する方法を知っていたら、時間の浪費が大幅に減る。時間の浪費が無くなれば、急に時間が増えたような感覚になり、やるべきことがスッキリ片付いたような感覚になる。そのような状況になるためにはどうすれば良いだろうか。1日の時間を効率的に活用する7つのポイントを紹介する。

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術①:1日は4分割して見える化する

時間を効率的に活用するには、現在どのように時間を使っているかを確認することが先決となる。まず、1日のタスクを全て書き出す。朝起きてから、食事や移動時間など、15分以上かかってやることを判断基準として、大枠で良い。洗い出したができたら、それらのタスクを下記の4つに分類する。

1.睡眠(約6~7時間)
2.生活時間(食事、風呂、トイレ計/2.5時間)
3.仕事(通勤時間も含む/10~12時間)
4.自分のための時間(遊び、勉強、趣味、運動など)

いかがだろうか。分類すると、上記の「4.自分のための時間」はせいぜい2~4時間程度になってしまうのではないだろうか。上記は睡眠は食事などの時間以外は、全て「4.自分のための時間」としてまとめてしまっているため、実際にはこれよりも時間が取れないことだろう。十分と感じるだろうか。それとも、『これしかないのか・・』と、がっかりするだろうか。1日で自由な時間はせいぜいこれぐらいしかないことを知ることが、1日の時間を効率的に活用する技術の第一歩だ。

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術②:生活にリズムを持たせる「ルーティン化」

生活をルーティン化を取り入れると、時間が無駄なく使えるようになる。それもできるだけ多くの時間をルーティン化することだ。人間は反復で技術を習得する。つまり、同じことを繰り返すと1回当たりの作業効率も上がるのだ。

「パブロフの犬」をご存じだろうか。「条件反射」を表すときに利用する言葉だ。ソビエト連邦の生理学者イワン・パブロフが1902年に発見した理論である。犬にエサを与えるときに必ずベルを鳴らすようにしたところ、エサが無くてもベルを鳴らすと犬がよだれをたらすようになるというものだ。

例えば、朝、目覚ましが鳴ったら目が覚めるように、習慣化すると、反射的にその行動を取ることができる。その種類が多くなればなるほど、考える前に行動することができることが多くなり、積みあがっていく。それにより、今よりも時間が削減できる。

参考:wikipedia

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術③:朝と夜の”1.5時間”を大切にする

「技術①」で洗い出したように、1日を4分割すると、自由に使える時間が思った以上に少ないことが可視化される。多くの人は朝と夜の各1.5時間程度ではないかと推察する。その貴重な時間をこれまでどのように使ってきたかを考えてみよう。テレビをやネット動画を見ることに使っていると、1.5時間はすぐに過ぎ去ってしまう。

あらかじめ「時間を大切に使う」と意識していれば、『その1.5時間をどのように使おうか』と考えるきっかけになる。例えば、運動不足解消のために走ってみたり、資格取得のための勉強時間に充てるとどのような効果が期待できるだろうか。1日3時間、1週間で21時間、1ヶ月で約90時間、1年で1095時間となる。

「1000時間理論」という言葉をご存じだろうか。日本人が英語を習得するのに必要な時間といわれている。1000時間はプロフェッショナルになるには不足しているが、「得意」なレベルに達するに必要な時間とされている。

このように時間を「●時間」という形で目に見えるようにすると、1日3時間を生み出せることが分かる。漠然とした「時間が足りない」というマインドがから「1日3時間は産み出すことができる」ことが分かる。この、把握するステップが重要だ。

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術④:時間の使い方が上手い人は「休憩時間」を短期ピッチで取る


「技術③」で1日3時間を産み出すことができることが分かった。その産み出した時間を最大限有効活用するに、集中して一気に取り組みがちである。しかし、効率性を高めるためには、むしろ休憩を上手に取り入れることだ。

ポイントは「長く取り過ぎない」ことである。アメリカのテキサス州にあるベイラー大学がオフィスワーカー95人を対象年行った調査によると、「朝に休憩取ると能率的」である結果が出た。

この調査の内容は、休憩をとる度に、休憩後にどんな気分になっているかを記録したところ、午後よりも朝の休憩のほうが効果が高いことが示された。朝の時間帯のほうが、休憩後に精神的にも肉体的にも大きな改善が見られたという。

また、頻繁に休憩をとれば、休憩時間は短くても効果があることが分かった。反対に、休憩の回数が少ないと、1回の休憩に長い時間をかけなければ期待する効果が得られないという結果になった。

なお、休憩後にすぐさま集中モードに戻るためには、休憩を取る前に、休憩後に何をするかをタスク化しておくと良い。これを決めておくだけで、「何をするんだっけ?」という”探す時間”が削減される。

人は年間150時間を探す時間を使っていると言われている(大塚商会調べ)。探すとはモノを探す時間やPC内に保存されているファイルを探す時間、そして、何をするのかタスクを探す時間を含む。この時間をできる限り短くすることが時間を効率的に活用する上で重要な要素だ。

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術⑤:できることから小さく始める

大きな目標を立てて、取り組もうとしたのは良いが、では実際に何から始めようと考え込んでしまったことはないだろうか。時間の浪費を防ぐにはできることから小さく始めること。全体の答えが明確になるまで何もアクションを起こさない人が多い。このスタート段階でつまづいてしまう人も多い。これを防ぐためにはやるべきことを小さく分解することだ。

大きいタスクを分解すると、何をやるかが明確になる。そのためそのタスクをやるだけで少しずつゴールに近づくことになる。その取り組んでいる間の心に迷いはないため、集中力が上がる。

集中力を高める時間管理の理論として、「ポモドーロ・テクニック」と呼ばれるものがある。この思想はタスクを30分に区切り、25分おきに休憩を取り入れる理論である。このことからもタスクの分解と定期的な休憩は、一定の科学的根拠があるといえる。

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術⑥:スキマ時間を徹底的に活用する

冒頭で1日を4分割した際に、「意外と時間がないのだな」と痛感したと思う。1日3時間しかないのだ。しかし、実際にはもっと時間を増やすことができることが多い。そのポイントは「スキマ時間を活用する」ことである。

電車での移動の間、ホームで電車を待っている時、ランチ後の小休憩時間、寝る前の少しの時間、待ち合わせで人を待っている時間。自身の時間の間には、必ずたくさんのスキマ時間がある。そこを徹底的にに活用する。

スキマ時間活用のコツは、「あらかじめやることを決めておくこと」だ。前述のとおり、年間150時間も探しものをしているのだ。これを削減することが時間を生み出すコツである。たとえば読書をする、英語を勉強しているのであれば単語帳を見る、スマホでニュースサイトで情報収集する、メールを返信する。スキマ時間が訪れたら瞬時に行動できるように決めておくことで時間を上手に使うことができる。

 

 

1日の時間を効率的に活用する技術⑦:逆算思考が時間を制する

時間が有限である以上は、時間の考え方は、「引き算」となる。総時間から、そのタスクに対して割くことのできる時間がどれくらいあるのか。それを見積もりし、定めた時間通り進めることができれば、仕事は時間内に完了する。

逆算思考に関する具体的なやり方に関してはコチラの記事に詳しく書いているので、参考頂きたい。

 

 

1日の時間を効率的に活用する方法

今回は、1日の時間を効率的に活用する7つの技術をお伝えした。仕事が上手くいかない・・いつも忙しい・・。そのようなビジネスパーソンで溢れている。時間は有限である。だからこそ、1日の時間を最大限効率的に使えるようになれば、これまで使えなかった時間が生まれることになる。その積み重ねが、これまで見えなかった世界が見えるきっかけになる。

それを意識するだけで、今よりも時間を上手に使えるようになる。意思があれば行動に表れる。「あぁ、今日も忙しいなぁ・・」とお悩みであれば、こちらの気軽に参加でき「悩みを好転させる時間の使い方が学べる少人数型セミナー」に顔を出してみることをおススメする。

このセミナーに出席することで、仕事の忙しさを変えるきっかけを、掴むことができるようになる。

 

 

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